baggrundsoplysninger Archives

Klinikkens e-mail og hjemmeside

maj 8, 2012 by erikback Leave a Comment

Din e-mail og din hjemmeside er utroligt vigtige at tænke meget over. På dette stadie i din forretningsplan behøver du ikke at tage stilling til indholdet på din hjemmeside, men det er vigtigt at du få det rigtige domænenavn og e-mail.

Du sikkert allerede fundet et godt navn og set om domænet er ledigt. Hvis du ikke har fundet et navn endnu, så læs [Hvad skal klinikken hedde?]

I dag finder de fleste klienter dig via din hjemmeside. Jeg har nøje fulgt mine besøgende på min hjemmeside og langt de fleste læser og bestiller tid på min hjemmeside. Derfor er det vigtigt at lægge en god strategi for hvordan du vil være repræsenteret på Internettet.

Få din egen e-mail adresse

Lige fra starten er det vigtigt at du hele tiden tænker på hvordan du kommunikerer og hvordan andre ser dig. En e-mail har flere funktioner end at sende og modtage post. Den har også en markedsføringsmæssig funktion.

Hvis du bruger din hotmail eller gmail adresse i din kommunikation med samarbejdspartnere og klienter, så opfattes du som en privatperson der driver hobbyvirksomhed. Dvs. du mister troværdighed og vil ikke blive opfattet som en seriøs medspiller.

Ved at have din egen e-mail signalerer du til din omverden at du er kompetent og ved hvad du har med at gøre og at du driver en seriøs forretning.

Du kan sagtens være både seriøs og dygtig selvom du bruger en hotmail, men det er ikke det du signalerer til din omverden.

Din e-mail bør se sådan ud:

ditnavn@dinklinik.dk

Det sælger meget bedre end fx:

ditnavn231@hotmail.com

Køb et domæne

At købe et domæne betyder ikke at du skal lave en hjemmeside endnu. Det betyder bare at du køber et navn på Internettet. Det er som regel en god idé at købe en plads på et webhotel ved samme lejlighed.

Når du har købt et domæne og en plads på webhotel, så har du en adresse på internettet hvor folk kan finde din klinik. Til at starte med er din hjemmeside helt tom. Nogle terapeuter vælger at få en professionel til at lave hjemmesiden, mens andre har teknisk snilde til selv at gøre det.

Jeg har valgt selv at lave mine hjemmesider, men overvejer alvorligt at få lavet et flot personligt design af en professionelt grafiker. Mine hjemmesider er sat om som en blog fordi jeg kan lide at skrive og formidle, men du kan også vælge en mere enkel løsning hvor du bare har et visitkort for din klinik.

Hjemmesiden er et stort emne og det vil jeg komme nærmere ind på senere i processen.

Dit domænenavn bør se således ud:

www.dinklinik.dk

Læg mærke til at domænenavnet svarer til ’efternavnet’ på din email ditnavn@dinklinik.dk

Det er nemlig dit domænenavn der bestemmer hvordan din email ser ud – og det virker mere professionelt.

På de fleste webhoteller kan du oprette alle de email adresser du vil, så hvis du en dag ansætter en anden terapeut så kan du lave en ny email uden at det koster ekstra, så længe den slutter på @dinklinik.dk

Valg af host

Når du skal vælge en host (vært) hvor du vil lægge din hjemmeside, så er der rigtig mange at vælge imellem. Det kan være en jungle at finde rundt i, men generelt bør du ikke betale mere end 100 – 200 kr. årligt for dit .dk domæne.

Det koster omkring 100 kr. at oprette dit domæne og hotel. Det er helt normalt at betale for et helt år ad gangen.

Jeg vil anbefale dig at vælge et billigt webhotel hos en af de store udbydere. De store udbydere er som regel meget stabile i drift og der er sjældent andre begrænsninger end plads. Du kan sagtens vælge den mindste og billigste pakke for du får aldrig brug for mere til din klinik.

Alle mine hjemmesider kører på de mindste løsninger og jeg udnytter kun 20% af pladsen selvom jeg skriver nyt indhold til siderne hver eneste dag.

Jeg har tidligere brugt One.com men er begyndt at bruge UnoEuro i stedet for. Begge er repræsenteret på dansk, er billige og har god support.

UnoEuro virker mere fleksibel og er en lille smule mere brugervenlig. Fordelen ved One.com er 24 timers chat support hvor du altid kan få hjælp på enten dansk eller engelsk.

Du kan altid skifte

Domænenavne er ikke dyre, så hvis det viser sig at du hellere vil give klinikken et andet navn, så kan du bare købe et andet domænenavn. Jeg har selv 5-6 domænenavne.

Når du vælger et webhotel, så er du ikke bundet mere end at du altid kan skifte til et andet. Du binder dig for at betale et års leje på hotellet, men du kan flytte fra dag til dag. De gange jeg har flyttet webhotel er hele mit domæne blevet flyttet på få timer. Dine besøgende opdager aldrig flytningen.

Firmatelefon kan være en fordel

maj 7, 2012 by erikback Leave a Comment

Telefon © Erik Back 2012

I forretningsplanens baggrundsoplysninger skal du skrive et telefonnummer. I selve forretningsplanen er det fint nok med dit privatnummer, men det er godt at gøre overvejelser om du vil have en separat telefon til din klinik.

I dag er der ikke ret mange der vælge fastnettelefon til sin klinik. Dels fordi det er en dyr løsning og dels fordi den ikke er fleksibel. Du sidder ikke på klinikken i otte timer hver dag og passer telefon. De fleste terapeuter laver andre ting uden for klinikken når der ikke er klienter.

Derfor har du brug for en mobiltelefon så du kan besvare opkald fra dine klienter som eventuelt vil booke en tid til behandling.

Det kan dog være lidt besværligt at rende rundt med to telefoner, din private og klinikkens, så hvis du vælger at have et separat nummer til klinikken, så vil jeg anbefale at du undersøger hvilken løsning dit teleselskab kan tilbyde så du har to numre tilknyttet dit simkort.

Jeg ved at der findes flere muligheder og de fleste selskaber har en billig løsning til små virksomheder.

Min løsning

Jeg har valgt at bruge mit privatnummer selvom det kunne være en fordel at have et specielt nummer til klinikken. Med et separat nummer har jeg mulighed for at se hvornår et opkald er arbejdsrelateret og jeg kan så vælge at lade være med at tage telefonen når jeg holder fri.

Et separat nummer har også en markedsføringsmæssig værdi. Dit firma får sin egen plads i telefonregistre og det øger troværdigheden omkring din klinik.

Det til trods har jeg alligevel valgt at bruge samme telefonnummer. Det har jeg gjort fordi jeg har minimeret mine opkald fra klienter og samarbejdspartnere. Langt den største del af min kommunikation foregår via min hjemmeside og e-mail.

Det er meget sjældent at jeg modtager opkald fra klienter på telefonen. Klienten foretrækker nemlig ofte at bestille tid online via et bookingsystem. At oprette et bookingsystem på min hjemmeside er en af de bedste investeringer jeg har gjort. Det minimerer opkald og det frigør en masse tid med planlægning og booking.

Et bookingsystem beregner nemlig selv de ledige tider og sørger for at opdatere min kalender.

Jeg prøver så vidt muligt at automatisere de administrative dele af min klinik.

Jeg kan anbefale at se lidt nærmere på Gecko Booking; det er både nemt og billigt at bruge. Du kan se her hvordan jeg har integreret mit bookingsystem.

Hvilken adresse skal klinikken have?

maj 6, 2012 by erikback Leave a Comment

Du er i opstartsfasen af din klinik og det betyder at du endnu ikke har anskaffet dig et lokale at behandle i. Derfor er du, ind til videre, nødt til at bruge din hjemmeadresse. Men fremover er det bedst at benytte klinikadressen i din kommunikation.

Senere vil du dog opdage at adressen ikke altid er helt så enkel. Når du starter klinik er det ofte i fællesskab med andre. Der er mange klinikfællesskaber du kan leje dig ind i, men det er ikke alle steder du kan modtage post. Det betyder at du er nødt til at have både en klinikadresse og en postadresse, selvom det kan skabe en del forvirring hos klienter og samarbejdspartnere der vil sende dig post.

Jeg vil dog stærkt anbefale dig at modtage post på din privatadresse hvis du er lejet ind i et klinikfællesskab.

3.000 kr. på gulvet

I den spæde opstart af min klinik valgte jeg at oplyse klinikadressen til mine samarbejdspartnere i den tro at jeg ville modtage post i fællesskabets postkasse. Udlejeren af fællesskabet forsikrede at alt post kunne modtages og ville blive fordelt til behandlerne.

Hver behandler havde en hylde og skuffe i et fælles depotrum hvor post også blev lagt. Jeg havde afsluttet et behandlingsforløb for en klient der havde fået bevilliget behandlingen betalt af sit forsikringsselskab. Jeg aftalte med selskabet at sende fakturaen direkte til dem og så ville de sende mig pengene.

Som sagt så gjort. Jeg så aldrig pengene og forsikringsselskabet hævdede at de havde sendt dem. Fem uger senere fandt jeg min check på 3.000 kr. liggende under en yogamåtte ude på depotet.

På trods af gode intentioner kan vigtig post gå tabt hvis ikke du passer på. Der er en del post der er så vigtig og indeholder oplysninger som kun du må se at du ikke kan risikere at den håndteres af andre eller at den falder på gulvet eller ned bag en hylde.

Sådan gør jeg

Min erfaring er at det er bedst at have sin postadresse på privaten. Derfor skriver jeg to adresser på min kommunikation. Den ene kalder jeg Klinikadresse og den anden Postadresse. For at sikre mig at folk ikke tager fejl oplyser jeg kun min postadresse til myndigheder og samarbejdspartnere. Mine klienter får kun min klinikadresse.

Det er lidt besværligt, men min erfaring er at det er den mest sikre løsning. Hvis du har dine helt egne lokaler så er dette naturligvis ikke et problem.

Har zoneterapeuten et CVR-nummer?

maj 5, 2012 by erikback Leave a Comment

Et CVR-nummer er din virksomheds nummer ligesom du har er CPR-nummer. CVR står for det Centrale VirksomhedsRegister.

Når du er selvstændig erhvervsdrivende skal du som udgangspunkt have et CVR-nummer.

Du kan søge en virksomheds CVR-nummer på http://www.cvr.dk. Prøv at søge på ”sulcus” – så kommer mit CVR-nummer frem: 26854601.

Du kan læse om CVR-nummeret hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller du kan se en interaktiv guide lavet af Virk.dk.

Ofte kaldes CVR-nummeret også for momsnummeret fordi du bruger dit CVR-nummer når du indberetter til SKAT. Som zoneterapeut er du momsfritaget, men skal i stedet betale lønssumsafgift.

Du behøver ikke et CVR-nummer før du har en årlig omsætning på mere end 50.000 kr. StartVækst har god information om krav til CVR.

Jeg mener at du ligeså godt kan registrere din virksomhed med det samme. Det koster ikke noget og det gør mange ting en hel del nemmere. Det virker også mere professionelt at have et CVR-nummer som du kan skrive på fx visitkort og hjemmeside. Det øger din kliniks troværdighed. Hvis du vil have betaling med Dankort skal du også have et CVR-nummer.

Du kan få et CVR-nummer her hos Erhvervsstyrelsen.